Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s’appliquent à l’ensemble des prestations réalisées par Justine Thomas, exerçant sous la dénomination Archim’Aides Solutions, entrepreneur individuel immatriculée au Répertoire SIRENE sous le numéro SIRET 942 880 758 00019.
Elles sont disponibles sur le site www.archimaides-solutions.fr et communiquées à tout client ou prospect qui en fait la demande.
Toute commande ou acceptation d’un devis emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document.
Article 1 — CHAMP D’APPLICATION
Les présentes CGV régissent les relations contractuelles entre Archim’Aides Solutions (ci-après « le Prestataire ») et toute personne physique ou morale (ci-après « le Client ») ayant recours à ses services dans les domaines suivants :
- Conseil et réalisation de chantiers d’archivage (archives publiques, privées, médicales)
- Audit et accompagnement à la mise en conformité RGPD
- Généalogie successorale et familiale
- Formation professionnelle dans ces domaines
Les présentes CGV s’appliquent prioritairement aux relations B2B (professionnels, collectivités, établissements de santé, notaires, entreprises). Elles prévalent sur toute condition d’achat du Client, sauf accord écrit contraire.
Article 2 — COMMANDES ET ACCEPTATION DES DEVIS
Tout devis émis par le Prestataire est valable trente (30) jours à compter de sa date d’émission, sauf mention contraire expressément indiquée.
Le contrat est formé à réception par le Prestataire du devis daté et signé par le Client avec la mention « Bon pour accord », accompagné le cas échéant de l’acompte prévu. L’acceptation par voie électronique (email) a valeur de signature et engage le Client.
Toute modification du périmètre de la prestation postérieurement à l’acceptation du devis fera l’objet d’un avenant chiffré, soumis à l’accord préalable des deux Parties.
Article 3 — TARIFS
Les prestations sont facturées selon les tarifs figurant au devis accepté par le Client, libellés en euros hors taxes.
TVA non applicable — Article 293 B du Code général des impôts (régime de la franchise en base de TVA).
À titre indicatif, les tarifs de référence sont les suivants :
- Journée de prestation (7 heures) : à partir de 650 € HT
- Demi-journée de prestation (3,5 heures) : à partir de 400 € HT
- Missions au forfait : selon devis détaillé
Les frais de déplacement (kilométriques selon le barème fiscal en vigueur, péages, transports) et d’hébergement (sur justificatifs) sont facturés en sus, sauf mention contraire dans le devis.
Le Prestataire se réserve le droit de réviser ses tarifs à tout moment. Les prestations en cours au moment de la révision restent facturées aux tarifs du devis accepté.
Article 4 — MODALITÉS DE PAIEMENT
Les factures sont payables par virement bancaire uniquement, dans un délai de trente (30) jours à compter de leur date d’émission.
Coordonnées bancaires :
- IBAN : FR76 4558 9297 2300 2264 2574 040
- BIC : CMBRFRBXXX (Crédit Mutuel de Bretagne)
- Titulaire : Justine Thomas — Archim’Aides Solutions
Pour toute prestation d’un montant supérieur à 3 000 € HT, un acompte de 30 % est exigible à la signature du devis, le solde étant dû à réception de la facture finale. Pour les prestations d’un montant supérieur à 20 000 € HT, un règlement par versements successifs peut être substitué à ce mode de règlement selon l’échéancier défini au devis.
Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
Article 5 — PÉNALITÉS DE RETARD ET INDEMNITÉ DE RECOUVREMENT
Conformément aux articles L.441-10 et suivants du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable :
- L’application de pénalités de retard au taux d’intérêt de la Banque Centrale Européenne majoré de dix (10) points de pourcentage, calculées sur le montant TTC de la facture impayée, à compter du lendemain de la date d’échéance ;
- Le versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.
En cas de non-paiement persistant, le Prestataire se réserve le droit de suspendre l’exécution de toute prestation en cours jusqu’au règlement intégral des sommes dues, sans que cela puisse engager sa responsabilité.
Article 6 — EXÉCUTION DES PRESTATIONS
Les prestations sont exécutées selon les modalités définies au devis (délais, lieu, livrables). Les délais indiqués sont donnés à titre indicatif. Tout retard lié à des contraintes extérieures (accessibilité des archives, disponibilité des interlocuteurs, découverte d’un volume sous-estimé) ne saurait engager la responsabilité du Prestataire.
Le Prestataire s’engage à informer le Client sans délai de toute difficulté susceptible d’affecter le calendrier ou le budget de la prestation, afin de convenir ensemble des mesures correctives.
Les prestations sont réalisées personnellement par Justine Thomas. Le recours à un sous-traitant pour tout ou partie de la prestation est soumis à l’accord préalable et écrit du Client.
Article 7 — OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE
Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. Il s’engage à :
- Exécuter les prestations avec le soin et la diligence attendus d’un professionnel qualifié dans le domaine concerné ;
- Respecter la confidentialité des informations et documents communiqués par le Client (voir Article 9) ;
- Traiter les données à caractère personnel dans le respect du RGPD (voir Article 10) ;
- Informer le Client de tout élément susceptible d’affecter la bonne réalisation de la prestation ;
- Restituer l’intégralité des documents et données confiés à l’issue de la prestation.
Article 8 — OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s’engage à :
- Fournir au Prestataire toutes les informations, documents et accès nécessaires à la bonne exécution de la prestation, dans les délais convenus ;
- Désigner un interlocuteur référent disposant des délégations nécessaires ;
- Garantir que les documents et données confiés au Prestataire ont été collectés et transmis dans le respect des réglementations en vigueur ;
- Régler les factures dans les délais convenus ;
- Prendre en charge les conditions matérielles d’intervention (espace de travail, matériel de manutention si nécessaire) pour les prestations réalisées sur site.
Article 9 — CONFIDENTIALITÉ
Le Prestataire s’engage à traiter comme strictement confidentielles toutes les informations de nature confidentielle portées à sa connaissance dans le cadre de l’exécution de la prestation : informations commerciales, financières, techniques, organisationnelles ou relatives aux personnes.
Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée de la prestation et pour une période de cinq (5) ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
Elle ne s’applique pas aux informations : (i) déjà connues du public au moment de leur communication, (ii) dont le Prestataire peut démontrer qu’il en avait connaissance avant la relation contractuelle, (iii) dont la divulgation est exigée par la loi ou une décision judiciaire.
Article 10 — PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre des prestations impliquant le traitement de données à caractère personnel (au sens du RGPD — Règlement UE 2016/679), le Prestataire intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD lorsqu’il traite des données pour le compte du Client.
Une convention de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est systématiquement annexée au contrat pour toute prestation impliquant l’accès à des données personnelles. Cette convention prévaut sur les présentes CGV pour tout ce qui concerne le traitement des données.
Le Prestataire dispose d’une formation spécialisée délivrée par la CNIL et le MIPIH pour les données de santé. Il s’engage à respecter les principes de minimisation, confidentialité et sécurité des données, et à signaler toute violation au Client dans les vingt-quatre (24) heures suivant sa détection.
Article 11 — PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Les méthodologies, outils et savoir-faire du Prestataire demeurent sa propriété exclusive. Les livrables produits (inventaires, tableaux de gestion, procédures, dossiers de restitution, rapports d’audit, arbres généalogiques) sont cédés au Client à titre définitif à compter du paiement intégral de la prestation correspondante.
Le Client s’engage à ne pas reproduire, diffuser ou exploiter les livrables à des fins autres que celles prévues au contrat sans l’accord préalable et écrit du Prestataire.
Le Prestataire peut mentionner le nom du Client dans ses références professionnelles, sauf opposition expresse de ce dernier.
Article 12 — RESPONSABILITÉ
La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs, prévisibles et prouvés, résultant d’une faute avérée dans l’exécution de la prestation. Elle ne saurait excéder le montant des sommes effectivement perçues au titre de la prestation concernée.
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :
- Des décisions prises par le Client sur la base des livrables remis ;
- Des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, perte d’image, perte de données) ;
- Des défaillances résultant d’informations erronées, incomplètes ou tardives transmises par le Client ;
- De l’état des archives au moment de l’intervention, notamment en cas de dommages antérieurs non signalés.
Article 13 — FORCE MAJEURE
Aucune Partie ne peut être tenue responsable du retard ou de l’inexécution de ses obligations contractuelles lorsque cette situation résulte d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, pandémie, incendie, grève générale, décision gouvernementale, etc.).
La Partie empêchée informe l’autre Partie dès que possible. Si l’empêchement dure plus de trente (30) jours, chaque Partie peut résilier le contrat de plein droit, sans indemnité, par notification écrite. Les prestations réalisées jusqu’à la résiliation sont dues et facturées au prorata.
Article 14 — RÉSILIATION
En cas de manquement grave de l’une des Parties à ses obligations, l’autre Partie peut résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours ouvrés.
En cas de résiliation aux torts du Client, les sommes dues au titre des prestations réalisées et/ou des frais engagés restent exigibles. L’acompte versé est conservé par le Prestataire à titre d’indemnité.
En cas de résiliation aux torts du Prestataire, les sommes trop-perçues sont restituées au Client dans un délai de trente (30) jours.
Le Client peut annuler une prestation à tout moment :
- Annulation plus de 15 jours ouvrés avant le début : aucune facturation ;
- Annulation entre 8 et 15 jours ouvrés avant le début : facturation de 30 % du montant HT du devis ;
- Annulation à moins de 8 jours ouvrés du début : facturation de 60 % du montant HT du devis.
Article 15 — DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES PAR TYPE DE PRESTATION
15.1 — Prestations d’archivage
Le Prestataire ne procède à aucune destruction de documents sans validation écrite préalable du Client. Le Client est seul responsable des décisions de conservation ou d’élimination, qui relèvent de sa seule autorité.
Pour les archives publiques, les opérations de tri et d’élimination s’effectuent conformément aux textes réglementaires en vigueur (Code du patrimoine, instructions de tri des Archives de France). Tout bordereau d’élimination est visé par le Client avant exécution.
En cas de découverte, lors du chantier, d’un volume ou d’un état des fonds significativement différent du périmètre défini au devis, le Prestataire en informe le Client et soumet un avenant chiffré avant de poursuivre.
15.2 — Audit et conformité RGPD
Les prestations d’audit RGPD donnent lieu à un rapport remis au Client. Ce rapport est strictement confidentiel et destiné au seul usage interne du Client. Les recommandations contenues dans le rapport constituent un avis professionnel et ne sauraient constituer un conseil juridique.
La mise en oeuvre des recommandations relève de la seule responsabilité du Client. Le Prestataire ne peut être tenu responsable des conséquences d’une non-mise en oeuvre ou d’une mise en oeuvre partielle.
15.3 — Généalogie successorale et familiale
Le Prestataire s’engage à mettre en oeuvre tous les moyens raisonnables pour identifier et localiser les personnes recherchées. Les recherches généalogiques sont soumises à une obligation de moyens et non de résultat. L’absence de résultats ne peut donner lieu à remboursement des honoraires engagés.
Le dossier de restitution remis au Client contient les sources consultées et les éléments probants identifiés. Il est remis au mandant (notaire ou particulier) et ne peut être divulgué à des tiers sans autorisation.
Les honoraires sont dus même en cas d’absence d’héritiers ou de résultats négatifs, dès lors que les recherches ont été effectivement réalisées.
15.4 — Formation professionnelle
Toute formation est confirmée au moins huit (8) jours ouvrés avant son démarrage. En cas d’annulation par le Client dans ce délai, les conditions de l’Article 14 s’appliquent.
Le Prestataire se réserve le droit d’annuler ou reporter une session de formation inter-entreprises si le nombre minimal de participants n’est pas atteint, avec remboursement intégral des sommes versées ou report à une date convenue d’un commun accord.
Les supports de formation remis aux stagiaires sont la propriété du Prestataire. Leur reproduction ou diffusion à des tiers est interdite sans autorisation préalable.
Article 16 — DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES
Les présentes CGV sont régies par le droit français.
En cas de litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGV, les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant tout recours judiciaire. Une médiation peut être sollicitée auprès du médiateur de la consommation compétent.
À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du litige, les Parties peuvent saisir les juridictions compétentes. Pour les litiges B2B, compétence est donnée aux tribunaux du ressort du siège social du Prestataire, sauf dispositions légales contraires.
Article 17 — MISE À JOUR ET ACCEPTATION
Les présentes CGV peuvent être mises à jour à tout moment par le Prestataire. La version en vigueur est celle disponible sur www.archimaides-solutions.fr à la date d’acceptation du devis.
Tout devis accepté par le Client emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV dans leur version en vigueur à la date de l’acceptation.